Monitorování zaměstnanců: Je bossware vhodný pro vaši společnost?

Na pracovišti nemusí jít věci vždy hladce a šéfové a zaměstnanci se nemusí v mnoha věcech shodnout. V některých případech navíc hrozí, že klín mezi zaměstnavatele a zaměstnance vrazí software pro vzdálený dohled nad zaměstnanci, nazývaný také "bossware" nebo "tattleware".

Správně používaný bossware může pomoci ochránit organizaci před krádežemi a právními riziky, a dokonce vést ke zvyšování produktivity. Jeho používání může ale být jako balancování nad propastí a ve výsledku může zaměstnance demotivovat, přinášet problémy v oblasti ochrany soukromí a vystavit organizaci soudním sporům.

Přesto je v nové éře práce odkudkoli pro manažery stále lákavější kontrolovat své zaměstnance. Vzhledem k tomu, co je v sázce, by mělo být pro každou organizaci, která uvažuje o monitoringu zaměstnanců, důležité pečlivě si tento krok promyslet.

Sledování zaměstnanců je populárnější, než byste si mysleli, což je způsobeno prudkým nárůstem práce na dálku. Studie uvádějí, že 60 % společností, které umožňují práci na dálku, nyní používá nějakou formu bosswaru a u 88 % z nich vedlo nasazení tohoto softwaru k propuštění pracovníků. Důvodem může být to, že více než polovina (53 %) sledovaných pracovníků trávila každý den tři a více hodin nepracovními aktivitami.

Jaké výhody a nevýhody přináší bossware?

Zastánci bosswaru tvrdí, že rozumné používání monitorovacího softwaru může jejich organizaci pomoci několika způsoby:

• Sledování úrovně stresu mezi zaměstnanci.
• Pomoc při zvyšování produktivity – tím, že se ukáže, kteří pracovníci nejsou dostatečně soustředění a kteří tráví příliš mnoho času rutinními, opakujícími se úkoly, které se dají optimalizovat.
• Budování spravedlivějšího pracoviště tím, že se zajistí, aby každý odváděl svou práci.
• Snížení rizika úmyslného/náhodného úniku dat a nedostatečné bezpečnostní hygieny.

Na druhé straně existují potenciální nevýhody, jako např:

• Zaměstnanci si najdou způsob, jak řešení obcházet a potlačí tím jeho potenciální přínosy.
• Sledování práce na zařízeních nezahrnuje čas strávený přemýšlením, řešením problémů a dalšími nedigitálními úkoly. Manažeři tak mohou mít krátkozraký pohled na produktivitu pracovníků.
• Přehnaný dohled může zvyšovat úroveň stresu, může zaměstnance demotivovat a snižovat jejich morálku.
• Ochrana soukromí a právní důsledky pro zaměstnavatele

Právní důsledky a dopady na soukromí

Moderní zákony o ochraně soukromí a dat přináší pro organizace, které chtějí bossware nasadit, také možná rizika. Proto musí být všechny systémy implementovány v souladu s místními zákony a předpisy.

• Evropské nařízení GDPR sice povoluje monitorování zaměstnanců, ale v rámci specifických pravidel. Organizace musí vytvořit směrnice jasně informující zaměstnance o jakýchkoli systémech monitorování a musí se snažit, aby jejich nasazení bylo co nejméně rušivé. Skrytá kontrola činností jako procházení internetu a obsahu komunikace není povoleno. Organizace, které chtějí monitorovat soukromou komunikaci, jako jsou e-maily, musí také uvést jasný právní základ pro takový postup. GDPR zahrnuje také přísná pravidla týkající se ochrany veškerých údajů o zaměstnancích, která zajišťují, že jsou údaje používány pouze k účelům, pro které byly shromážděny, a že jsou shromažďovány pouze relevantní informace po nezbytně nutnou dobu.

• V USA federální zákon o ochraně osobních údajů Electronic Communications Privacy Act (ECPA) povoluje sledování elektronické komunikace, jako je e-mail, pokud slouží k pracovním účelům a je prováděna na pracovním zařízení. Rovněž povoluje sledování sociálních médií a internetových aktivit, a dokonce i zaznamenávání stisku kláves a nahrávání obrazovky.
  Zatímco federální zákony nevyžadují předchozí oznámení takové činnosti zaměstnanci, některé státní zákony mohou vyžadovat, aby zaměstnavatelé získali před používáním bosswaru od zaměstnance souhlas. Organizace jsou také odpovědné za bezpečnost všech shromážděných údajů a musí mít jasně definované zásady monitorování zaměstnanců.

Zavedení spravedlivých postupů sledování zaměstnanců

Z výše uvedeného by mělo být zřejmé, že monitorování zaměstnanců na pracovišti by se nemělo brát na lehkou váhu. Organizace a právní rámce se navíc liší případ od případu.

Kvalitní firemní zásady určí nezbytnou rovnováhu mezi obchodními požadavky organizace a právy na soukromí jejích zaměstnanců. Transparentnost a dialog jsou klíčem k udržení zaměstnanců v nové éře hybridní práce.