Virtuelle Meetings: Wie sicher ist Ihre Videokonferenz?

Im Laufe der letzten Jahre haben sich viele soziale Interaktionen immer mehr ins Digitale verlagert – auch solche, die mit unserer täglichen Arbeit zu tun haben. Die Corona-Pandemie hat ein Stück weit ihren Beitrag hierzu geleistet. Dem Gitnux Marketdata Report für 2023 zufolge hat die Nutzung von Videokonferenz-Software im Zuge der COVID-19-Pandemie um 62 % zugenommen. Zwar gelten Videocalls noch immer als weniger persönlich als „echte“ Meetings – sie sind aber zugleich viel einfacher zu planen und können quasi von überall auf der Welt aus erfolgen.

Stolperfallen bei der Nutzung von Zoom & Co.

So nützlich sie auch sind: Online-Interaktionen bringen ihre ganz eigenen Risiken mit sich. Nicht selten werden in Videocalls vertrauliche Informationen besprochen. Unzureichende Sicherheitsvorkehrungen können dazu führen, dass sensible Informationen an Dritte weitergegeben werden – vor allem dann, wenn Teilnehmer ihre Call-Einstellungen nicht gut konfiguriert haben. Zusätzlich kann die Aufzeichnung und Speicherung von Meetings weitere Datenschutzprobleme nach sich ziehen, vor allem dann, wenn die Aufzeichnungen nicht angemessen abgelegt und geschützt werden.

Aber auch die Videokonferenz-Plattformen selbst sind nicht immer vor Sicherheitsvorfällen geschützt. Cyberkriminelle nutzen Schwachstellen in der Software, um unerlaubt Zugriff auf Meetings und möglicherweise hochsensible Unternehmensdaten oder Unterhaltungen zu bekommen. Die Gefahr des sogenannten „Zoombombing“ – bei dem ungeladene Gäste Online-Meetings mit unangemessenen Inhalten oder anderweitig stören – zeigt zusätzlich, wie wichtig entsprechend starke Sicherheitsvorkehrungen sind.

So erhöhen Sie den Schutz Ihrer Mitarbeiter und Daten

Welche Möglichkeiten gibt es, um Ihre Unternehmensdaten und Angestellten effektiv zu schützen? Die folgenden Maßnahmen sollte jeder Mitarbeiter verinnerlichen:

1. Nur autorisierte Software verwenden:

• Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter nur Videokonferenz-Tools nutzen, die durch die IT-Abteilung freigegeben wurden. Nicht geprüfte Software könnte Schwachstellen und Sicherheitslücken enthalten.
• Prüfen Sie die Sicherheitseinstellungen der verwendeten Tools und nutzen Sie vorzugsweise Plattformen, die mit Verschlüsselung arbeiten.

2. Starke Passwörter:

• Halten Sie Mitarbeiter dazu an, starke, einmalige Passwörter für die Videokonferenz-Accounts zu vergeben.
• Implementieren Sie eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für zusätzliche Sicherheit.

3. Datenschutz und Netzwerk-Sicherheit:

• Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, Videokonferenz-Tools nicht in öffentlichen WLANs zu verwenden.
• Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, sich nur per VPN mit dem Unternehmensnetzwerk zu verbinden, um die sichere Übertragung von Daten zu gewährleisten.
• Betonen Sie, wie wichtig es ist, keine Videocalls in der Öffentlichkeit anzunehmen, damit vertrauliche Informationen nicht unbemerkt an Dritte gelangen.

4. Updates:

• Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, die automatischen Updates bei ihrer Videokonferenzsoftware zu aktivieren und so dafür zu sorgen, dass sie immer die neueste, gepatchte Version verwenden.
• Arbeiten Sie mit einem Tool für das automatisierte Schwachstellen- und Patch-Management, um wichtige Updates systematisch auf allen Endpoints im Unternehmen aufzuspielen.

5. Sicheres Screen-Sharing:

• Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie nur das jeweils gebrauchte Fenster oder Dokument teilen und den gesamten Bildschirm nur dann, wenn es unbedingt nötig ist.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zum Thema Datensicherheit. Wissen sie, welche Daten sie mit anderen teilen dürfen und welche vertraulich sind?
• Beim Aufsetzen einer Videokonferenz mit vielen Teilnehmern kann der Organisator das Teilen des Bildschirms einschränken und entsprechende Rechte nur an bestimmte Nutzer vergeben.

6. Sicheres Home Office:

• Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, das Standardpasswort ihres Heimrouters und des WLANs zu ändern.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter WPA2 oder WPA3 für ihre Internetverbindung nutzen.

7. Zugangskontrolle:

• Arbeiten Sie mit Zugangscodes oder Passwörtern für den Online-Raum, um den Zugriff durch Dritte zu verhindern.
• Verteilen Sie Einladungslinks mit Bedacht und stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Links ohne Risiko weitergegeben werden.
• Bei öffentlich zugänglichen Events lassen Sie Teilnehmer besser nur händisch zu und entfernen Sie sie bei Bedarf.
• Nutzen Sie die „Warteraum“-Funktion, um die Legitimität der Teilnehmer zu prüfen und bei Bedarf den Zutritt zu verweigern.
• Sperren Sie den Meeting-Zugang, sobald alle eingeladenen Teilnehmer anwesend sind, um ungebetene Nachzügler fernzuhalten.

8. Sichere Aufzeichnung:

• Nach der Aufnahme der Videokonferenz speichern Sie die Datei so, dass die Aufzeichnung sicher und nur für autorisierte Personen zugänglich ist.
• Arbeiten Sie mit Verschlüsselung und Zugriffskontrollen für die Aufzeichnungen, um sensible Informationen zu schützen.
• Prüfen Sie regelmäßig, wer auf die Aufzeichnungen zugreifen kann und passen Sie die Zugriffsrechte ggf. an, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten.
• Nutzen Sie eine Cloud Security, um Cloud-Anwendungen wie OneDrive oder Microsoft Teams umfassend abzusichern.

Diese Tipps helfen Ihnen nicht nur, die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen. Sie unterstützen sie auch dabei, Kontakte sicher und professionell zu pflegen und sich beruflich weiterzuentwickeln – Meeting für Meeting, Tag für Tag.