Videokonference způsobily revoluci ve způsobu spolupráce týmů a nabízejí mnoho výhod, které zvyšují efektivitu a produktivitu. Přesto má každá technologie svá potenciální rizika a nevýhody. Co musí zaměstnanci vědět, aby zůstali v bezpečí, když komunikují přes videohovor?
V posledních několika letech se mnoho sociálních interakcí včetně těch pracovních postupně přesunulo na internet. Významnou roli v tom pochopitelně sehrála pandemie. Podle zprávy Gitnux Marketdata Report 2023 vzrostlo kvůli COVID-19 používání videokonferenčních aplikací o 62 %. Ve srovnání s osobními schůzkami jsou videohovory sice méně osobní, ale lze je mnohem snadněji naplánovat a mohou se konat prakticky kdekoli.
Videohovory a jejich rizika
Online interakce s sebou nesou rizika. Videohovory často zahrnují diskusi o důvěrných záležitostech. Nedostatečná kontrola ochrany soukromí může vést k neúmyslnému sdílení citlivých informací, zejména pokud účastníci nezvolí správné nastavení. Kromě toho může nahrávání a ukládání schůzek představovat problém v oblasti ochrany osobních údajů, zejména pokud tyto záznamy nejsou řádně spravovány a zabezpečeny.
Videokonferenční platformy mohou být také zranitelné vůči narušení bezpečnosti. Hackeři mohou využít slabin v softwaru a získat neoprávněný přístup ke schůzkám, což může vést k odhalení citlivých firemních dat nebo konverzací. Riziko incidentů typu „Zoombombing“, kdy nezvané osoby narušují schůzky urážlivým obsahem nebo jiným jednáním, ukazuje potřebu důkladných bezpečnostních opatření.
Co můžete udělat, abyste zvýšili zabezpečení videokonferencí?
Tady najdete několik bezpečnostních opatření, kterými by se měl řídit každý zaměstnanec:
1. Pouze autorizovaný software:
- Zajistěte, aby zaměstnanci používali pouze aplikace na videokonference schválené IT oddělením. Neautorizovaný software může obsahovat bezpečnostní chyby.
- Ověřte bezpečnostní nastavení videokonferenčních nástrojů a přednostně používejte šifrované videokonferenční platformy.
2. Silná hesla:
- Podporujte používání silných a jedinečných hesel pro účty na videokonferenčních platformách.
- Zajistěte používání vícefázového ověřování (MFA) pro další úroveň zabezpečení.
3. Ochrana soukromí a zabezpečení sítě:
- Připomeňte zaměstnancům, aby nepoužívali videokonferenční nástroje, pokud jsou připojeni k veřejným sítím Wi-Fi.
- Doporučte při vzdáleném připojení používat síť VPN (Virtual Private Network), aby byla data chráněna během přenosu.
- Zdůrazněte, že je důležité neprovádět videohovory na veřejných místech, aby nedošlo k náhodnému odhalení citlivých informací.
4. Aktualizace softwaru:
- Doporučte zaměstnancům, aby zapnuli automatické aktualizace svého videokonferenčního softwaru a zajistili si tak používání nejnovějších opravených verzí.
- Používejte řešení pro správu zranitelností a záplat, které bude systematicky aplikovat bezpečnostní aktualizace na všechny koncové body v organizaci.
5. Bezpečné sdílení obrazovky:
- Poučte zaměstnance, aby během sdílení obrazovky ukazovali pouze potřebné okno nebo dokument. Vyhýbejte se sdílení celé pracovní plochy, pokud to není nutné.
- Poučte zaměstnance o bezpečnosti dat. Vědí, která data mohou sdílet s ostatními a která musí zůstat soukromá?
- Při pořádání větší videokonference může organizátor omezit sdílení obrazovky a udělit oprávnění pouze ověřeným uživatelům.
6. Bezpečné nastavení domácí kanceláře:
- Doporučte zaměstnancům, aby změnili výchozí hesla routerů a sítí Wi-Fi ve svých domácnostech.
- Připomeňte zaměstnancům, aby používali Wi-Fi připojení šifrované pomocí WPA2 nebo WPA3.
7. Bezpečná organizace videohovorů:
- Pro připojení k hovoru vyžadujte přístupové kódy nebo hesla, abyste zabránili neoprávněnému přístupu.
- Při šíření pozvánek s odkazy na hovor, buďte opatrní a zajistěte jejich bezpečné sdílení.
- Vždy přijímejte a odstraňujte účastníky, pokud jsou akce otevřené veřejnosti.
- Povolte funkce "čekárny" (lobby), abyste mohli účastníky před udělením přístupu zkontrolovat a schválit.
- Uzamkněte schůzku, jakmile se k ní připojí všichni plánovaní účastníci, abyste zabránili pozdním příchodům.
8. Bezpečné ukládání videí:
- Po nahrání videokonference zajistěte bezpečné uložení záznamu s přístupem omezeným pouze na oprávněné pracovníky.
- Pro ochranu citlivých informací zaveďte šifrování a řízení přístupu k uloženým videozáznamům.
- Pravidelně kontrolujte a auditujte, kdo má k těmto záznamům přístup, aby bylo zachováno soukromí a bezpečnost dat.
- Používejte ochranu cloudových aplikací pro zajištění bezpečnosti aplikací jako je OneDrive nebo Microsoft Teams.
Dodržováním těchto postupů nejen zvýšíte digitální bezpečnost svých zaměstnanců, ale také jim umožníte bezpečně rozvíjet jejich profesní vztahy.
