Hoe vind je de juiste software voor back-up en herstel?

Het belang van regelmatige back-ups wordt hieronder uitgelegd, maar hoe zit het met het vinden van een leverancier en oplossingen die aan jouw behoeften voldoen? Greg Bak, product development manager bij Xopero Software, gaf enkele nuttige tips.

1. Evalueer welke gegevens kritisch zijn

Vraag jezelf af: welke gegevens en documenten zijn zo essentieel dat mijn bedrijf niet zonder kan? Of, het verlies van welke gegevens zou verwoestend zijn? Moet ik een back-up maken van hele besturingssystemen of alleen van bepaalde bestanden en mappen? Als je deze vragen beantwoordt, kun je bepalen hoe complex jouw back-up- en hersteloplossing moet zijn. "Je moet er zeker van zijn dat de oplossing alle gegevens en apps kan afdekken waarmee je werkt", zegt Greg Bak. En denk ook aan e-mails. "Tegenwoordig bevat onze e-mailcommunicatie meer waardevolle informatie dan ooit. Daarom moet je daar ook back-ups van maken."

2. Controleer of de oplossing voldoet aan jouw RTO- en RPO-eisen

Recovery Time Objective (RTO) en Recovery Point Objective (RPO). Dit zijn twee maatstaven waarvan je op de hoogte moet zijn voordat je in back-up- en herstelsoftware investeert. De eerste geeft aan hoe lang apps down kunnen zijn zonder noemenswaardige schade te veroorzaken; de tweede zegt hoeveel gegevens verloren kunnen gaan voordat jouw bedrijf dramatische schade oploopt. Deze twee cijfers bepalen dus ook de frequentie van de back-ups, evenals de tijd die nodig is voor het gegevensherstel. "Ik denk dat bijna iedereen zijn gegevens zo snel mogelijk wil herstellen en er niets van wil verliezen. Daarom moet de oplossing je in staat stellen zo vaak als nodig back-ups te maken en moet het herstelsysteem je in staat stellen gegevens te herstellen in slechts enkele minuten of zelfs sneller, als dat mogelijk en cruciaal is voor jouw bedrijf," voegt Greg toe.

3. Cloud of on-premise?

Idealiter beide. "Combineer cloud- en lokale oplossingen en voldoe aan de 3-2-1 regel: zorg voor drie kopieën op twee verschillende interne locaties en ten minste één buiten het bedrijf. Dan kun je frequente back-ups maken, wat veel ruimte vergt in lokale opslag, en extra back-ups of alleen de belangrijkste gegevens naar de cloud sturen," stelt Greg. "Ook als je kantoor bijvoorbeeld onder water komt te staan, kun je de gegevens vanaf de externe locatie nog herstellen." En de meest geschikte externe locatie? De cloud. 

Harde schijven zijn niet eeuwig  Bedenk dat de levensduur van harde schijven beperkt is; ze moeten elke 3-5 jaar worden vervangen. "Als ze oud zijn, moet je de schijf snel vervangen om er zeker van te zijn dat hij niet onverwachts defect raakt en om je gegevens veilig te houden," beweert Greg.

4. Handmatig vs. automatisch

"De enige manier om een goede back-up te maken is het gebruik van speciale software. Statistieken zeggen dat handmatige back-ups meestal ouder zijn dan een half jaar. En als het op terugzetten aankomt, bevatten zulke back-ups waarschijnlijk niet alles wat je nodig hebt. Heel vaak komen we ook klanten tegen die een back-up maken met behulp van een script. Dat is niet aan te raden, omdat de softwareleverancier geen gecentraliseerde controle heeft over die scripts. In dergelijke gevallen is alles de verantwoordelijkheid van de IT-beheerder."

Ook moet het optimale herstelproces bijna automatisch werken en moet je gemakkelijk kunnen kiezen welke gegevens je wilt herstellen en vanaf welk punt in de tijd je de gegevens wilt herstellen. "Heel vaak willen klanten niet de laatste versie van de gegevens herstellen, maar enkele eerdere versies," voegt Greg toe.

Vragen die je moet stellen voordat je investeer:   Waar bewaar ik de meest waardevolle gegevens en activa? Zou ik mijn bedrijf kunnen voortzetten als ik deze gegevens zou verliezen? Als jouw computer juist op dit moment zou worden weggenomen, zou je dan in staat zijn om door te gaan met het bedrijf? Zijn de gegevens goed beschermd, of niet?   De antwoorden zullen je helpen beslissen of je al dan niet een back-up nodig hebt en welke bronnen je moet beschermen.

5. Geloof in goed advies

De softwareleverancier moet je helpen de oplossing te kiezen die het beste bij jouw behoeften past. Hij moet je helpen evalueren welke gegevens cruciaal zijn voor jouw bedrijf en de geschikte oplossing en processen vinden. Aarzel daarom niet om zo veel mogelijk informatie te delen.

6. Test jouw uiteindelijke keuze

De juiste softwareoplossing is gevonden, en alles is ingesteld. Zelfs als alles soepel lijkt te verlopen, moet je niet vergeten het back-up- en herstelproces te testen. Je moet ervoor zorgen dat de back-ups niet beschadigd raken op de opslag en dat je hersteltijden kunt halen die passen bij de behoeften. "Want als de aanval komt, is er geen tijd om het juiste proces te vinden".

Kan de back-up gecompromitteerd worden?   "Als het goed beveiligd is, is dat zeer onwaarschijnlijk. Maar hoe dan ook, vragen aan je leverancier hoe hij de back-ups beschermt - bijvoorbeeld tegen ransomware-aanvallen - is altijd op zijn plaats. Hoe meer informatie je hebt, hoe beter je een weloverwogen beslissing kunt nemen.”