Según una investigación que llevó a cabo el IBM Institute for Business Value, un 98 % de las empresas incluye en sus planes utilizar varias opciones de nubes híbridas en este 2021. A medida que se incrementa el uso de dispositivos conectados, también lo hace el riesgo de robo de datos. Los servicios de almacenamiento en la nube siguen mejorando su seguridad, pero eso no significa que las vulneraciones de datos no puedan producirse. Por lo tanto, ¿cuáles son las mejores prácticas si quieres reducir el ciberriesgo? Veamos más de cerca cómo funciona Google Drive, uno de los almacenamientos en nube más populares.

Compartir con cuidado

La ventaja de Google Drive es que tus empleados no solo pueden compartir archivos entre ellos, sino que también pueden colaborar en los documentos en tiempo real. Sin embargo, es importante que se aseguren a quién otorgan permisos. ¿Solo es necesario compartir la carpeta? En ese caso, tienen que seleccionar la función de observador o de comentador. Esas opciones permiten ver o comentar solo los archivos que están en la carpeta. Pero si es necesario colaborar con otras personas en documentos concretos, tienen que seleccionar la función de editor, que puede organizar, añadir o editar archivos.

Hay dos maneras de establecer los permisos. Tus empleados pueden hacerlo directamente en un documento e invitar a otras personas para compartir archivos. También pueden enviar un enlace, por ejemplo, por correo electrónico. Google Drive permite que los usuarios generen enlaces con permisos específicos. Además, los permisos se pueden editar. ¿Tienen que dejar de compartir el archivo con alguna persona? No hay problema. Con solo unos clics estará hecho.

Si la opción de compartir enlaces está activada, ten cuidado. El caso es que cualquiera que tenga la dirección URL puede acceder al documento. Por lo tanto, no pueden estar seguros de dónde va a acabar el enlace. Para evitar tener que añadir las mismas direcciones de correo electrónico una y otra vez, prueba a utilizar Google Groups en lugar de enviar solo un enlace (Más Información). La gestión de permisos lleva un poco más de tiempo. Pero, al final, los datos de tu empresa estarán bajo control.

Asegúrate de que tu cuenta tiene la protección suficiente

Instruye a tus empleados para que creen contraseñas seguras. Puede parecer obvio y, sin embargo, «123456» sigue siendo una de las opciones más habituales de contraseña.

No subestimes la elección de las contraseñas y forma a tus empleados sobre la gestión y la seguridad de las contraseñas. ¿Quieres saber más? Lee el artículo sobre políticas de contraseñas.

A pesar de todo, crear una contraseña segura solo es una de muchas medidas de seguridad para proteger tu cuenta. Piensa en la capa adicional de seguridad, el doble factor de autenticación (2FA). Este método de confirmación de la identidad del usuario consta de una contraseña y un segundo factor, que debe ser algo que tiene la persona (una clave física o un token de seguridad) o algo físico de esa persona (huella dactilar o escaneo de la retina). Incluso si alguien roba tu contraseña, tu cuenta sigue estando protegida.

Comprueba las apps antes de descargarlas

Los complementos de terceros pueden ser útiles. Ayudan a impulsar la productividad y a ahorrar tiempo. Por otra parte, en algunos casos también pueden hacer daño La instalación de uno de estos complementos desde Google Workspace (antes llamado G Suite's Marketplace) exige una valoración cuidadosa. En primer lugar, tus empleados deben leer reseñas y calificaciones del complemento que quieren instalar. A continuación, tienen que examinar la política de privacidad del proveedor, los términos del servicio y la política de eliminación. Si tienen preguntas o no están seguros en algún punto, no deben dudar en ponerse en contacto con el proveedor y preguntar. Además, considera la opción de permitir que los empleados instalen complementos en el navegador.

No olvides cifrar tus datos

Las buenas noticias son que los datos en varios servicios de Google Workspace (G Suite) se cifran tanto en tránsito como en reposo. Pero si tus empleados cifran los archivos en sus dispositivos finales, la protección de datos todavía se incrementará más. Esto es lo que se llama cifrado del lado del cliente. Cuando suben archivos cifrados a la nube, los documentos no sirven de nada a los atacantes porque no tienen la clave de descifrado. Hay muchas soluciones de cifrado entre las que elegir: obtén más información sobre cuál es el mejor para tu negocio.

Sé prudente

Todas las recomendaciones mencionadas más arriba pueden impedir las fugas de datos. Asegúrate de que siempre sabes con quién compartes los datos y cómo se accederá al archivo. No olvides llevar también a cabo auditorías periódicamente. Te mantendrán informado sobre cómo proteger tu unidad. Cuanto más precavido seas, mejor protegidos estarán tus datos.