Las videoconferencias han revolucionado la forma de colaborar en equipo y ofrecen muchas ventajas que aumentan la eficacia y la productividad. Sin embargo, cada tecnología tiene sus riesgos e inconvenientes potenciales. ¿Qué deben saber los empleados para estar seguros mientras hablan de pantalla a pantalla?
El auge de las videoconferencias
En los últimos años, muchas interacciones sociales -incluidas las relacionadas con el trabajo- se han ido trasladando gradualmente a Internet. Comprensiblemente, la pandemia fue un factor importante en este proceso. A causa de ella, el uso de aplicaciones de videoconferencia creció un 62%, según el Informe Gitnux Marketdata 2023. En comparación con las reuniones cara a cara, las videollamadas pueden ser menos personales, pero son mucho más fáciles de programar y pueden celebrarse prácticamente en cualquier lugar.
Fuente: UC Today, 2022
Las interacciones en línea conllevan sus propios riesgos
Las videoconferencias suelen implicar el debate de asuntos confidenciales. Unos controles de privacidad inadecuados pueden hacer que se comparta inadvertidamente información sensible, sobre todo si los participantes no configuran correctamente sus ajustes. Además, la grabación y el almacenamiento de las reuniones pueden plantear problemas de privacidad de los datos, sobre todo si estas grabaciones no se gestionan y protegen adecuadamente.
Las plataformas de videoconferencia también pueden ser vulnerables a fallos de seguridad. Los piratas informáticos pueden aprovechar los puntos débiles del software para acceder sin autorización a las reuniones, exponiendo potencialmente datos o conversaciones confidenciales de la empresa. El riesgo de incidentes de "Zoombombing" en los que personas no invitadas interrumpen las reuniones con contenidos ofensivos u otras perturbaciones- también pone de relieve la necesidad de medidas de seguridad sólidas.
¿Qué puedes hacer para no poner en peligro los datos de tu empresa?
He aquí algunas medidas de seguridad que los profesionales de TI deberían inculcar a todos los trabajadores.
1. Sólo software autorizado:
- Asegúrate de que los empleados sólo utilizan programas de videoconferencia aprobados por el departamento de TI. El software no autorizado puede tener vulnerabilidades de seguridad.
- Verifica la configuración de seguridad de tus herramientas de videoconferencia y da prioridad al uso de plataformas de videoconferencia cifradas.
2. Contraseñas seguras:
- Fomenta el uso de contraseñas fuertes y únicas para las cuentas de videoconferencia.
- Implementa la autenticación multifactor (MFA ) para una capa adicional de seguridad.
3. Privacidad y seguridad de la red:
- Recuerda a los trabajadores que no deben utilizar herramientas de videoconferencia en redes Wi-Fi públicas.
- Anima a utilizar una VPN (red privada virtual) cuando se conecten a distancia para proteger los datos durante el tránsito.
- Haz hincapié en la importancia de no realizar videollamadas en lugares públicos para evitar la exposición accidental de información sensible.
4. Actualizaciones de software:
- Anima a los empleados a activar las actualizaciones automáticas de su software de videoconferencia para asegurarse de que utilizan las versiones más recientes y parcheadas.
- Dispon de una solución de gestión de vulnerabilidades y parches para aplicar sistemáticamente actualizaciones de seguridad en todos los puntos finales de tu organización.
5. Compartir pantallas de forma segura:
- Instruye a los empleados para que sólo compartan la ventana o el documento necesarios durante las sesiones de pantalla compartida. Evita compartir todo el escritorio a menos que sea necesario.
- Explica a los empleados todo sobre la seguridad de los datos. ¿Saben qué datos pueden compartir con los demás y cuáles deben permanecer privados?
- Cuando organices una videoconferencia más grande, el organizador puede limitar el uso compartido de la pantalla y dar permiso sólo a usuarios verificados.
6. Asegurar la configuración del despacho en casa:
- Aconseja a los empleados que cambien las contraseñas por defecto de los routers y las redes Wi-Fi de sus oficinas domésticas.
- Asegúrate de que los empleados utilizan Wi-Fi cifradas con WPA2 o WPA3 para conexiones seguras.
7. Organizar las videollamadas de forma segura:
- Exije códigos de acceso o contraseñas de entrada para evitar accesos no autorizados.
- Sé precavido al difundir enlaces de invitación, asegurándote de que se comparten de forma segura.
- Admitir y retirar siempre a los asistentes cuando los eventos estén abiertos al público.
- Habilita funciones de "sala de espera " para revisar y aprobar a los asistentes antes de concederles acceso.
- Bloquea la reunión una vez que todos los asistentes previstos se hayan unido, para evitar que lleguen tarde.
8. Almacenamiento seguro de vídeos:
- Después de grabar las videoconferencias, asegúrate de que las imágenes se almacenan de forma segura con acceso limitado sólo al personal autorizado.
- Aplica controles de encriptación y acceso a las grabaciones de vídeo almacenadas para proteger la información confidencial.
- Revisa y audita periódicamente quién puede acceder a estas grabaciones, para mantener la privacidad y seguridad de los datos.
- Utiliza la protección de aplicaciones en la nube para proporcionar protección preventiva a aplicaciones como OneDrive o Microsoft Teams.
Siguiendo estas prácticas, no solo mejorarás la seguridad digital de tus empleados, sino que también les permitirás fomentar de forma segura sus relaciones profesionales, reunión a reunión.
